Na czym polega multitasking? Wyobraź sobie, że jesteś w kuchni. Niemal jednocześnie musisz wbić jajko na patelnię, kroić warzywa, sięgnąć do szafki po przyprawy i wyciągnąć mięso z lodówki. Czy jest to niemożliwe? Cóż, w kuchni taki scenariusz może zadziałać, ale w przypadku wykonywania zadań przed komputerem… niekoniecznie.
Z tego tekstu dowiesz się następujących rzeczy:
- Jakie są pary zadań najmocniej wzajemnie się wykluczających?
- Dlaczego mamy potrzebę robienia wielu rzeczy na raz?
- Jak można łączyć kolejne czynności (w tym również te z obszaru relaksu i zadań domowych)?
Już teraz możemy zdradzić ci najważniejszy morał płynący z tego artykułu:
Odpisujesz na maile? Nie pisz w tym czasie w komunikatorze.
Przygotowujesz kalkulację? Nie rób przelewu, o którym sobie właśnie przypomniałeś.
Robisz projekt? Zamknij niepotrzebne okna przeglądarki, szczególnie te z powiadomieniami.
W skrócie: rób jedną rzecz na raz. Tylko jedną!
Pary czynności wykluczających się, czyli najgorsze możliwe duety
Trzy przykłady takich par wymieniliśmy już powyżej. Są to najczęściej dwa pozornie uzupełniające się tematy, które nawzajem się kanibalizują. Jeśli odpisujesz na maila i w tym samym momencie sięgasz do komunikatora, aby odpisać na wiadomość, to zapominasz, co miałeś napisać w mailu i skazujesz się na ewentualny (w domyśle: czasochłonny) research dla rozmówcy z komunikatora. Jeśli te dwie czynności nastąpią po sobie, to każdej z nich poświęcisz 100% uwagi i dla żadnej nie będziesz musieć powtarzać pewnych czynności dwukrotnie. Bardzo możliwe zatem, że w konsekwencji oszczędzisz sporo minut.
Dlaczego tak bardzo lubimy robić wiele rzeczy w tym samym momencie?
Powodów jest mnóstwo, ale najczęstsze wskazują na:
- Przekonanie, że w ten sposób zrobi się więcej lub szybciej się wszystko skończy robić,
- Niebezpieczeństwo atrakcyjniejszego zadania, gdy jedna czynność jest ciekawsza od tej głównej i odciąga naszą uwagę,
- Problemy z koncentracją, wynikające ze zbyt wielu niedokończonych spraw.
- Kiepską organizację przestrzeni roboczej, z mnóstwem „rozpraszaczy” na czele.
Odpowiedzi są następujące:
- Wykonując wiele czynności naraz, żadnej z nich nie poświęcasz odpowiednio dużo uwagi. Im bardziej skomplikowane zadanie, tym większego skupienia od nas ono oczekuje.
- Uległość w stylu „wolę teraz porozmawiać ze wspólnikiem o nowym projekcie, zamiast skupić się na finalizacji obecnego” to przepis na otwarcie wielu zadań, które później trudno będzie dokończyć.
- Zebranie zaległości to najgorszy możliwy scenariusz, ale nawet w takiej sytuacji trzeba się z nimi rozprawiać po kolei.
- Jeśli obok pracy masz też smartfona z prywatnymi wiadomościami, dostępem do IG oraz ulubioną grą, to prawdopodobnie będziesz musiał walczyć o skupienie. Co wygra? Prawdopodobnie nie praca.
Nasza rada:
Miej zawsze na biurku notatnik. Jeśli przypomni ci się coś ważnego, to nie wahaj się zapisać tej myśli: „zrobić przelew za rachunek za wodę”, „napisać do Andrzeja życzenia urodzinowe”, „kupić na Amazonie nowy przewód do lampy” itd. Komunikaty te muszą być proste, ale też zawierać istotne szczegóły.
Nie rób tego jednocześnie, tylko po kolei
Złotą metodą jest ustawienie harmonogramu dnia, dającego kontrolę nad czynnościami do wykonania oraz wskazującego na odpowiedni czas na realizację tychże zadań.
Multitasking w pracy – przy komputerze, laptopie – jest najczęściej twoim wrogiem. Oczywiście, są pewne zawody, które takiej umiejętności wręcz wymagają (np. makler giełdowy), ale w większości przypadków zdecydowanie najlepszą strategią jest skupianie się na jednym zdarzeniu na raz.