Dla jednego z naszych klientów, międzynarodowej firmy z branży informatycznej (Microsoft), poszukujemy kandydata na stanowisko: Executive Assistant.
Zakres obowiązków:
- Zarządzanie kalendarzem: Efektywne zarządzanie kalendarzem przełożonego, przygotowywanie spotkań oraz ustalanie priorytetów zadań. Komunikacja z interesariuszami i podejmowanie decyzji w sprawach kluczowych dla biznesu.
- Współpraca międzydziałowa: Tworzenie sieci kontaktów, dzielenie się informacjami oraz zapewnienie sprawnej komunikacji pomiędzy zespołami i partnerami zewnętrznymi.
- Przywództwo i rozwój: Mentoring zespołu, wprowadzanie nowych członków do zespołu, wspieranie rozwoju zawodowego oraz dbanie o pozytywne morale zespołu.
- Koordynacja wydarzeń: Planowanie i organizacja wydarzeń, zapewnienie ich sukcesu oraz zarządzanie logistyką.
- Zarządzanie projektami: Realizacja wielu złożonych projektów, zapewnienie efektywności operacyjnej, delegowanie zadań oraz optymalizacja procesów.
- Zarządzanie zasobami: Kontrola wydatków, budżetów, zaopatrzenia oraz dokumentacji finansowej w zgodzie z polityką firmy.
- Rytm biznesowy: Koordynacja rocznych planów biznesowych, harmonogramów spotkań oraz planów komunikacyjnych. Doradzanie w zakresie najlepszych praktyk i zapewnienie koordynacji działań w zespołach.
- Współpraca zespołowa: Ułatwianie procesów rekrutacyjnych, wdrożeniowych, offboardingowych oraz działań związanych z zarządzaniem strukturą zatrudnienia. Zapewnienie płynnych procesów dla nowych pracowników i zmian w zespołach.
- Zarządzanie podróżami: Koordynacja podróży służbowych, tworzenie harmonogramów oraz zapewnienie zgodności z polityką podróży.
- Zarządzanie przestrzenią: Nadzorowanie przydzielania przestrzeni biurowej, negocjowanie potrzeb zespołu oraz rozwiązywanie kwestii problemowych.
Oczekiwania wobec Kandydata:
- Minimum 4-letnie doświadczenie w obszarze pracy administracyjnej, wsparciu biznesowym lub obsłudze klienta w środowisku, w którym szczególny nacisk kładziono na organizację spotkań i wydarzeń, zarządzanie podróżami oraz wsparcie administracyjne dla kadry kierowniczej wyższego szczebla.
- Znajomość języka angielskiego na poziomie C1 – warunek niezbędny.
- Wysokie umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem.
- Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej.
- Biegłość w obsłudze Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint) oraz znajomość innych przydatnych programów.
- Umiejętność dyskretnego zarządzania poufnymi informacjami.
- Dobre umiejętności w zakresie rozwiązywania problemów oraz dbałość o detale.
- Profesjonalne podejście oraz pozytywne nastawienie.
- Tytuł licencjata w odpowiednim kierunku (np. Zarządzanie, Zasoby Ludzkie, Marketing, Komunikacja, Psychologia, Socjologia) lub równoważne doświadczenie zawodowe.
Oferujemy:
- Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę tymczasową (umowa na 6 miesięcy z możliwością przedłużenia max do 18 miesięcy)
- Wynagrodzenie 8400-9600 PLN brutto/miesięcznie
- Możliwość pracy zdalnej w godzinach biurowych
- Niezbędne narzędzia do pracy
- Możliwość zdobycia doświadczenia w dużej, międzynarodowej firmie o ugruntowanej pozycji na rynku
- Pracę w globalnej, nowoczesnej firmie – Microsoft to lider technologii, który inspiruje do tworzenia przyszłości i rozwoju innowacyjnych rozwiązań
- Pracę w serdecznej atmosferze w zespole doświadczonych fachowców
- Benefity: możliwość wykupu prywatnej opieki medycznej oraz karty Multisport
- Program wdrożeniowo-szkoleniowy
Administratorami danych osobowych są Grafton Recruitment Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, Rondo Daszyńskiego 1 (KRS: 0000744760) oraz podmioty wskazane w Polityce Prywatności. Z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych można skontaktować się używając adresu: iod(at)gigroup.com lub pisemnie na adres siedziby. Dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji procesu rekrutacji (podstawa prawna: art. 22(1) § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. a (w zakresie przetwarzania danych w oparciu o zgodę). Rozporządzenia z dnia 27 kwietnia 2016 r. ‘Rozporządzenie RODO’ w ramach realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych. Podanie danych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia udziału w prowadzonej rekrutacji. Czas przechowywania danych: powierzone dane osobowe będą przechowywane do czasu realizacji prowadzonych rekrutacji – nie dłużej niż 48 miesięcy od ostatniej aktywności użytkownika albo do momentu odwołania wyrażonej zgody. Przewidywane kategorie odbiorców danych: osoby zajmujące się rekrutacją oraz decydujące o zatrudnieniu, dział kadr i płac oraz osoby odpowiedzialne za nadzór IT, jak również prawnicy zajmujący się kontrolą poprawności działań rekrutacyjnych. Przysługujące prawa: masz prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących swojej osoby, ich poprawienia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, cofnięcia wyrażonej zgody, a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego.
Pełną informację odnośnie przetwarzania Twoich danych osobowych znajdziesz pod adresem: https://pl.grafton.com/pl/polityka-przetwarzania-i-ochrony-danych
Informujemy, że wewnętrzna procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (Procedura dotycząca zgłoszeń sygnalistów) jest dostępna na stronie internetowej pod adresem https://pl.grafton.com/pl/o-nas/sygnalisci. Zgłoszeń w trybie przewidzianym w Procedurze dotyczącej zgłoszeń sygnalistów można dokonywać pod następującym adresem: https://gigroupholding.vco.ey.com/
Grafton Recruitment Sp. z o.o. jest Agencją Zatrudnienia nr 20329